Vor und Nachteile digitalen Rechnungseingangs

by admin-unternehmerakademie | Feb 23, 2018 | Digitalisierung

Die Anzahl der elektronischen Eingangsrechnungen nimmt deutlich zu. Grundsätzlich verursacht das für den Rechnungsempfänger in der

Kreditorenbuchhaltung einen zusätzlichen Aufwand. Welche Vorteile diesen Nachteil aufwiegen, lesen Sie hier.

Elektronische Eingangsrechnungen verursachen für den Rechnungsempfänger in der Kreditorenbuchhaltung einen zusätzlichen Aufwand. Denn die digital eingehenden Rechnungen werden ausgedruckt und dann weiter wie eine Papierrechnung bearbeitet. Diese weit verbreitete Vorgehensweise zeigt, dass in vielen Buchhaltungen die Vorteile der Digitalisierung im Rechnungswesen noch nicht vollständig erkannt worden sind.

Der bisherige manuelle Ablauf

1. Die Eingangsrechnung erreicht das Unternehmen im manuellen Ablauf in Papierform.
2. Die Papierrechnung wird mit Freigabeinformationen versehen.
3. Die Eingangsrechnung wird zu den freigebenden Stellen im Unternehmen transportiert.
4. Die Rechnung mit den Freigabeinformationen wird zurück zur Kreditorenbuchhaltung transportiert
5. Die Rechnung wird auf korrekte Freigabe geprüft. Bei fehlerhaften Angaben erfolgt erneut eine Transport zur freigebenden Stelle.
6. Die notwendigen Informationen zur Eingangsrechnung werden der Rechnung zugeordnet.
7. Der Rechnungseingang wird verbucht.
8. Die Rechnung wird abgelegt.

In der Praxis kostet dieser manuelle Ablauf viel Zeit, die vor allem bei Skontofristen nicht immer vorhanden ist.

Der digitale Ablauf

1. Die Eingangsrechnung erreicht das Unternehmen in digitaler Form.
2. Die elektronische Eingangsrechnung wird im Dokumentenmanagementsystem integriert.
3. Die Rechnung wird über elektronische Wege in digitaler Form an die freigebenden Stellen geschickt.
4. Die Freigabedaten werden digital mit dem Dokument verknüpft und elektronisch an die Kreditorenbuchhaltung geschickt.
5. Die Rechnungsinformationen werden mit der Rechnung verbunden.
6. Die Rechnung wird verbucht.

Es entfallen vor allem die analogen Transportwege zwischen Buchhaltung und den freigebenden Stellen.

Neben Vorteilen auch Risiken

Es lohnt sich, einen genauen Blick auf die Nachteile und die Vorteile zu werfen.

Die Risiken

Das größte Risiko besteht darin, dass die beteiligten Menschen den vollständig digitalen Ablauf ablehnen. Beteiligt sind ja nicht nur die Buchhalter, beteiligt bei der Freigabe ist jeder im Unternehmen, der Bestellungen auslösen kann und Rechnungen prüft bzw. freigibt.

Ein weiterer Nachteil sind die Kosten für das Dokumentenmanagementsystem. Dieses organisatorische Hilfsmittel kann zwar sehr einfach sein, aber die Organisation und regelmäßige Wartung kosten Geld.

Die Chancen

Die Vorteile der digitalen Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen liegen vor allem im Zeitgewinn und in der möglichen Kontrolle innerhalb des Prozesses.

• Die meiste Zeit im digitalen Prozess wird gespart, weil die Transportwege für ein Papierdokument entfallen.
• Eine elektronisch verschickte digitale Rechnung geht nicht verloren. Die Kontrolle über den Transportweg ist digital vollständig gegeben.
• Die Abläufe werden transparent im digitalen Workflow definiert. Sie sind für jedermann einsehbar und verständlich.
• Es gibt keinen Medienbruch, in dem die digitale Eingangsrechnung durch Drucken analog wird.
• Das DMS erlaubt die digitale Ablage der elektronischen Eingangsrechnung.

Quelle:

Reinhard Bleiber, Lengerich / Haufe Online Redaktion